Cos’è l’Organismo di Vigilanza (OdV)

L’Art. 6 del D.lgs. 231/01 prevede l’esonero dalla responsabilità amministrativa per l’ente che abbia affidato ad un organismo autonomo – dotato di poteri di iniziativa e di controllo – il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza del modello, nonché di curarne l’aggiornamento. Questo organismo, fondamentale per la concreta attuazione del modello, prende il nome di Organismo di Vigilanza (OdV).

Nomina e composizione dell’OdV

Competente a nominare l’OdV è, ai sensi della lett. b) del comma 1 dell’Art. 6, l’organo dirigente. In assenza di indicazioni normative contrarie, si può ritenere che la decisione circa la durata dell’incarico sia lasciata alla libera determinazione dell’organo dirigente. Nella prassi, tuttavia, gli incarichi sono di durata triennale con possibilità di rinnovo.

Nel silenzio del D.lgs. 231/01, la ricostruzione delle regole in materia di composizione e requisiti dell’OdV è affidata alle “linee guida per la costruzione dei modelli di organizzazione, gestione e controllo” emanate da Confindustria e alla giurisprudenza.

Si evidenzia, in primo luogo, la possibilità di optare per una composizione monosoggettiva ovvero plurisoggettiva dell’OdV. La scelta deve essere fatta in base alle dimensioni dell’ente, nonché in ragione del tipo di attività svolta.

La tendenza generale è quella di dotare le piccole organizzazioni di un OdV monocratico e le medie/grandi organizzazioni di un OdV collegiale. In riferimento a quest’ultima ipotesi è, in aggiunta, auspicabile una composizione mista dell’OdV (membri interni ed esterni) tale da garantire un corretto equilibrio tra conoscenza dell’organizzazione e indipendenza.

Inoltre, per evitare che gli oneri organizzativi risultino sproporzionati per gli enti di piccole dimensioni, il comma 4 dell’Art. 6 ammette la possibilità per l’organo dirigente di avocare a sé i compiti di vigilanza e aggiornamento propri dell’OdV.

Una volta costituito, l’OdV dovrà stabilire un proprio Regolamento interno (o confermare quello del precedente OdV) ed individuare la cadenza periodica degli incontri, il programma, le procedure di vigilanza e tutti quegli aspetti necessari allo svolgimento dell’attività ad esso demandata.

L’attività di audit deve essere espletata, normalmente, nell’arco di dodici mesi, assegnando delle priorità e, quindi, analizzando prima le aree ritenute maggiormente a rischio. Le priorità possono essere desunte dal documento di Risk Assessment alla base della redazione del Modello organizzativo.

Requisiti richiesti ai membri di OdV e all’intero Organismo

I membri dell’OdV possono essere sia interni che esterni all’ente, purché dotati dei seguenti requisiti:

  • Professionalità, intesa come possesso di specifiche competenze. Nello specifico, i membri di OdV devono possedere competenze in materia di analisi, valutazione e gestione dei rischi, tecniche di audit, diritto penale, attività ispettiva e consulenziale
  • Onorabilità, da valutare in relazione all’assenza di condanne per delitti, contravvenzioni ovvero altre tipologie di illeciti

All’OdV inteso complessivamente, invece, si richiedono i requisiti di autonomia, indipendenza e continuità d’azione.

  • Autonomia, intesa come assenza di qualsiasi forma di condizionamento nell’espletamento delle funzioni di controllo da parte dell’ente, in particolar modo da parte dell’organo amministrativo.
  • Indipendenza, ovvero assenza di condizionamenti economici e personali. In particolare, all’OdV deve essere assicurato un budget annuale per lo svolgimento delle attività di verifica e i suoi membri non devono svolgere compiti operativi nell’ente.
  • Continuità d’azione. A tal proposito si rende necessaria la presenza di una struttura dedicata a tempo pieno all’attività di vigilanza sul Modello. La presenza di membri interni e frequenti riunioni dell’OdV sono indici di una continuità d’azione.

Compiti e poteri dell’OdV

Ai sensi dell’Art. 6, comma 1, del D.lgs. 231/01 i compiti dell’OdV sono essenzialmente due:

  • vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del modello organizzativo, sottoponendo a verifiche periodiche il modello stesso.

Al fine di svolgere una corretta attività di vigilanza, l’OdV deve compiere, con cadenza (almeno) annuale, una verifica sugli atti posti in essere dall’ente nelle aree a rischio e un’ulteriore verifica sulla coerenza tra le prescrizioni del modello e i comportamenti posti in essere dai suoi destinatari.

La vigilanza, inoltre, per garantire l’esimenza del modello organizzativo, deve essere sufficiente; in tal senso, è opportuno che l’OdV documenti tutte le attività svolte e le risultanze ottenute nel corso delle verifiche effettuate per poter dimostrare ex post (ad esempio nel caso di commissione di un reato presupposto) l’effettività della sua azione

  • curare l’aggiornamento del modello organizzativo, formulando proposte di modifica al Consiglio di Amministrazione, nel caso in cui intervengano cambiamenti organizzativi o normativi in grado di condizionare l’efficacia del modello.

Adottando un’interpretazione sistematica delle norme che compongono il Decreto si ritiene, inoltre, che all’OdV spettino anche i compiti di:

  • gestione delle segnalazioni per violazioni (whistleblowing)
  • cura delle attività di formazione sui contenuti del modello organizzativo nei confronti di apicali e sottoposti
  • gestione dei flussi informativi
  • vigilanza sul funzionamento, aggiornamento e osservanza del Codice etico

Per adempiere ai compiti di vigilanza che gli sono assegnati dalla legge, l’OdV può esercitare una serie di poteri, ovvero:

  1. accedere alle informazioni e ai dati di tutte le funzioni aziendali senza necessità di consenso preventivo
  2. accedere ai locali di svolgimento dell’attività lavorativa, anche a sorpresa
  3. avvalersi consulenti esterni qualora sia necessario un supporto tecnico in specifiche materie per lo svolgimento dell’attività di vigilanza

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