Flussi informativi e segnalazioni da e verso l’OdV

La disciplina dei flussi informativi nel D.lgs. 231/01

Ai sensi della lett. d), comma 2, dell’Art. 6 del D.lgs. 231/01, l’idoneità del modello organizzativo passa anche attraverso l’istituzione di un sistema di flussi informativi nei confronti dell’Organismo di Vigilanza.

La previsione, garantendo la possibilità di intervenire tempestivamente nel caso in cui si rinvengano comportamenti suscettibili di sfociare nella commissione di uno dei reati presupposto previsti dal Decreto, agevola l’attività di vigilanza sul funzionamento e sull’osservanza del modello richiesta all’OdV.

A tal proposito, dunque, sarebbe opportuno predisporre, tra i vari protocolli allegati al modello organizzativo, uno specifico documento dedicato all’attività di reporting nei confronti dell’OdV.

In assenza di ulteriori specificazioni da parte del legislatore, la definizione concreta della disciplina dei flussi informativi è da rinvenire nelle “linee guida per la costruzione dei modelli di organizzazione, gestione e controllo” di Confindustria.

Flussi informativi periodici e ad evento

In prima approssimazione, i flussi possono essere distinti in flussi informativi periodici e flussi informativi ad evento.

I flussi informativi periodici rappresentano flussi da inviare entro un determinato arco temporale all’Organismo di Vigilanza. Tali flussi si distinguono ulteriormente in:

1. Flussi provenienti dall’organo amministrativo, che possono riguardare, ad esempio, modifiche sostanziali nell’organizzazione o nell’attività (es. ingresso in nuovi mercati o nuove aree di business). Tali cambiamenti, infatti, potrebbero comportare la necessità di rivedere il Modello organizzativo per adattarlo al mutato contesto societario
2. Flussi provenienti dalle funzioni che operano in aree a rischio reato

Questi ultimi variano da un’organizzazione all’altra in relazione alle specificità dell’attività svolta. A prescindere dalle differenze inter-organizzative, l’OdV deve ricevere adeguati flussi informativi in relazione a:

• gestione delle risorse finanziarie
• redazione del bilancio
• rapporti con la PA
• richieste di finanziamenti pubblici
• affidamenti di appalti pubblici
• richieste di assistenza legale
• stato di avanzamento di eventuali contenziosi
• relazioni operative periodiche dei singoli responsabili delle aree a rischio
• assunzioni e formazione del personale
• infortuni sul lavoro e malattie professionali
• provvedimenti disciplinari
• Reclami e contenziosi con gli stakeholders

In relazione a queste informazioni, il compito dell’OdV sarà quello di individuare le eventuali anomalie o violazioni dei protocolli che regolano le attività e segnalarle tempestivamente onde evitare, in sede processuale, il giudizio di inidoneità del MOG per insufficiente vigilanza.

I flussi informativi ad evento (detti anche flussi informativi ad hoc) riguardano, invece, informazioni che vanno trasmesse all’OdV al verificarsi di determinati fatti rilevanti.

A titolo esemplificativo, si pensi alle notizie relative a indagini su ipotesi di reati presupposto, alle infrazioni rilevate del Modello, alle segnalazioni in merito alla possibile commissione di reati o violazioni del modello (whistleblowing) e, infine, ai procedimenti disciplinari per infrazioni del Modello o del Codice Etico.

I flussi informativi periodici dell’OdV nei confronti dell’organo amministrativo

L’Organismo di Vigilanza non è solo destinatario di flussi informativi ma deve, a sua volta, procedere ad informare periodicamente l’organo amministrativo circa i risultati dell’attività di vigilanza svolta.

In tal senso, l’OdV predispone una relazione con cadenza semestrale o annuale indirizzata all’organo amministrativo e, per conoscenza, anche all’organo di controllo.

In ogni caso, la relazione deve contenere almeno i seguenti elementi:

• Il numero e la data degli incontri svolti dall’OdV
• La descrizione dell’attività di vigilanza svolta e le criticità rilevate
• Le eventuali segnalazioni ricevute e la gestione delle stesse
• I suggerimenti in merito all’opportunità di aggiornare il modello organizzativo
• Il rendiconto del budget utilizzato e l’eventuale richiesta di fondi ulteriori
• La pianificazione di massima delle attività di vigilanza da svolgere nel periodo successivo